Organizar uma boa contabilidade da sua clínica médica vai além de criar planilhas de gestão. Esta é uma área fundamental para a saúde financeira da empresa.

Dessa forma, por ser uma atividade burocrática, muitos empreendedores apresentam dificuldades ao realizá-las e, no decorrer do dia a dia, acabam deixando de lado.  

Sendo assim ao abrir uma clínica médica, o dono enfrentará muitos desafios financeiros. Pensando nisso, abordaremos a seguir sete passos básicos que ajudarão a organizar a contabilidade da sua clínica médica. Vamos lá!

1-Não misture despesas pessoais com despesas profissionais 

Este é o primeiro passo e um dos mais importante a ser tomado. Embora muitos empreendedores ainda praticarem essa conduta, misturando os seus gastos pessoais, como combustível e despesas familiares, com as despesas da sua clínica, como o salário de funcionários, aluguel do imóvel, impostos, dentre outros.

Desse modo, o ideal é que seja estipulado um pró-labore e criado uma conta para Pessoa Física(PF), utilizada para as despesas pessoais.

Por este motivo, se torna tão importante organizar as contas bancárias de forma que empreendedor não confunda as suas despesas. Assim, resultando em um maior controle financeiro. 

2- Controlar o fluxo de caixa

Contas podem acumular, planilhas podem ficar desatualizadas, orçamentos serem ignorados, clientes não receberem retorno e, quando o gestor menos esperar, ele já perdeu o controle de tudo. Por este motivo, o controle da contabilidade e gestão financeira da sua clínica médica deve ser feito diariamente.

Sendo assim, é preciso fazer o registro e controlar todos os gastos com demandas como folha de pagamento, atendimentos, custos fixos, custos variáveis, reembolsos e despesas imprevistas.

Para organizar a contabilidade da sua clínica médica, deve-se levar em conta que todos os gastos, até mesmo os mais pequenos, devem ser contabilizados. 

Portanto, a fim de manter um fluxo de caixa organizado e sempre atualizado, o gestor pode contar com a ajuda de um profissional especializado em contabilidade para lhe dar apoio nesta hora.

3-Automatize processos

Para que uma clínica médica possa funcionar a pleno vapor, é preciso possuir um sistema operacional eficiente, que possibilita a automatização de processos e que faça o registro de todas as transações financeiras

Desse modo, contribuindo para o aumento de produtividade de seus funcionários e médicos, aumentando sua receita, como também auxiliando no atendimento ao paciente. 

Além disso, não é preciso se preocupar com o elevado custo e complexidades destes sistemas, sendo possível encontrar softwares em nuvem que possuem seu custo mais acessível e específicos para serem usados por clínicas médicas. 

4-Faça a análise de seus números 

Falamos anteriormente da importância de realizar todo registro dos gastos de uma clínica médica. Agora, vamos falar da importância de dedicar um tempo para a análise destas informações. 

Dessa forma, ao fazer comparações entre suas receitas, despesas, custos e impostos, será possível identificar se sua clínica está apresentando bons resultados e, a partir disso, tomar novas decisões.

Caso precise, faça a contratação de uma contabilidade consultiva, para que ela possa realizar um balanço detalhado de sua empresa e indicar quais serão as melhores tomadas de decisões a serem realizadas com base em diminuir custos e aumentar os ganhos.

5-Faça o planejamento de compras 

Também fazem parte da operação administrativa de uma clínica as compras de materiais de escritórios e materiais médicos, desde a compra de papel A4 até as luvas e seringas. 

Sendo assim, sendo preciso realizar um acompanhamento diário e planejamento dessas compras, como realizar a negociação de prazo de pagamentos, cotação de preços e pesquisa de novos fornecedores.

É preciso ter em mente sempre que organizar a contabilidade da sua clínica médica é um fator indispensável para o seu sucesso.

6-Faça uma análise de viabilidade e lucro 

Entender quais são os custos envolvidos na gestão da contabilidade da sua clínica médica se torna essencial para que seu negócio seja lucrativo ao longo do tempo.

Ou seja, questões como quais os serviços mais rentáveis, quais procedimentos possuem mais custos e se os convênios trabalhados estão sendo lucrativos para a sua clínica devem ser analisadas periodicamente.

Logo, busque analisar e pontuar cada uma destas áreas. O intuito é manter o fluxo de caixa controlado e manter a contabilidade e a gestão financeira de forma saudável. 

7- Escolher o melhor regime tributário 

Um gestor de uma clínica médica não precisa saber tudo sobre tributação. Ele pode contar com a ajudar um contador especializado que poderá ajudá-lo a identificar qual o melhor regime tributário. Deve-se sempre levar em conta as características de sua empresa. 

Devido a legislação sofrer algumas mudanças constantes, é preciso que o regime tributário seja revisado de forma anual. Desta maneira, garantindo que a clínica médica esteja sempre no enquadramento tributário adequado.

Como resultado positivo, estando sempre em dia com o estado e pagando menos impostos. 

Portanto, em busca do equilíbrio saudável para a contabilidade da sua clínica médica, conte sempre com a ajuda de profissionais experientes no mercado.

Nós, da AeC Contabilidade, prestamos assessoria, consultoria e suporte para assuntos diversos relacionados à área fiscal e tributária das empresas de setores variados. Vem conversar com a gente!

Acesse nosso blog e leia nossos outros artigos como 10 dicas essenciais de organização para ganhar produtividade no trabalho.