Organizar uma boa contabilidade da sua clínica médica vai além de criar planilhas de gestão. Esta é uma área fundamental para a saúde financeira da empresa.
Dessa forma, por ser uma atividade burocrática, muitos empreendedores apresentam dificuldades ao realizá-las e, no decorrer do dia a dia, acabam deixando de lado.
Sendo assim ao abrir uma clínica médica, o dono enfrentará muitos desafios financeiros. Pensando nisso, abordaremos a seguir sete passos básicos que ajudarão a organizar a contabilidade da sua clínica médica. Vamos lá!
1-Não misture despesas pessoais com despesas profissionais
Esse é o primeiro passo e um dos mais importantes que você deve tomar. Embora muitos empreendedores ainda praticarem essa conduta, misturando os seus gastos pessoais, como combustível e despesas familiares, com as despesas da sua clínica, como o salário de funcionários, aluguel do imóvel, impostos, dentre outros.
Por isso, estipule um pró-labore e abra uma conta Pessoa Física (PF) exclusiva para as despesas pessoais.
Por este motivo, se torna tão importante organizar as contas bancárias de forma que empreendedor não confunda as suas despesas. Assim, resultando em um maior controle financeiro.
2- Controlar o fluxo de caixa
Se você acumula contas, esquece de atualizar planilhas, ignora orçamentos e não responde clientes, pode perder o controle da clínica rapidamente. Por isso, cuide da contabilidade e da gestão financeira todos os dias.
Sendo assim, é preciso fazer o registro e controlar todos os gastos com demandas como folha de pagamento, atendimentos, custos fixos, custos variáveis, reembolsos e despesas imprevistas.
Para organizar a contabilidade da sua clínica médica, deve-se levar em conta que todos os gastos, até mesmo os mais pequenos, devem ser contabilizados.
Portanto, a fim de manter um fluxo de caixa organizado e sempre atualizado, o gestor pode contar com a ajuda de um profissional especializado em contabilidade para lhe dar apoio nesta hora.
3-Automatize processos
Para que uma clínica médica possa funcionar a pleno vapor, é preciso possuir um sistema operacional eficiente, que possibilita a automatização de processos e que faça o registro de todas as transações financeiras
Desse modo, contribuindo para o aumento de produtividade de seus funcionários e médicos, aumentando sua receita, como também auxiliando no atendimento ao paciente.
Você não precisa se preocupar com altos custos ou complexidade. Hoje, é fácil encontrar softwares em nuvem acessíveis e desenvolvidos especialmente para clínicas médicas.
4-Faça a análise de seus números
Falamos anteriormente da importância de realizar todo registro dos gastos de uma clínica médica. Agora, vamos falar da importância de dedicar um tempo para a análise destas informações.
Dessa forma, ao fazer comparações entre suas receitas, despesas, custos e impostos, será possível identificar se sua clínica está apresentando bons resultados e, a partir disso, tomar novas decisões.
Se necessário, contrate uma contabilidade consultiva para analisar sua empresa em detalhes e orientar suas decisões com foco na redução de custos e no aumento dos lucros.
5-Faça o planejamento de compras
Também fazem parte da operação administrativa de uma clínica as compras de materiais de escritórios e materiais médicos, desde a compra de papel A4 até as luvas e seringas.
Sendo assim, sendo preciso realizar um acompanhamento diário e planejamento dessas compras, como realizar a negociação de prazo de pagamentos, cotação de preços e pesquisa de novos fornecedores.
É preciso ter em mente sempre que organizar a contabilidade da sua clínica médica é um fator indispensável para o seu sucesso.
6-Faça uma análise de viabilidade e lucro
Entender quais são os custos envolvidos na gestão da contabilidade da sua clínica médica se torna essencial para que seu negócio seja lucrativo ao longo do tempo.
Analise periodicamente quais serviços geram mais lucro, quais procedimentos custam mais e se os convênios trazem retorno financeiro à sua clínica.
Logo, busque analisar e pontuar cada uma destas áreas. O objetivo é manter o fluxo de caixa sob controle e garantir uma contabilidade e gestão financeira saudáveis.
7- Escolher o melhor regime tributário
Um gestor de uma clínica médica não precisa saber tudo sobre tributação. Ele pode contar com a ajudar um contador especializado que poderá ajudá-lo a identificar qual o melhor regime tributário. Deve-se sempre levar em conta as características de sua empresa.
Como a legislação muda com frequência, revise o regime tributário da clínica todos os anos. Desta maneira, garantindo que a clínica médica esteja sempre no enquadramento tributário adequado.
Como resultado positivo, estando sempre em dia com o estado e pagando menos impostos.
Portanto, em busca do equilíbrio saudável para a contabilidade da sua clínica médica, conte sempre com a ajuda de profissionais experientes no mercado.
Nós, da AeC Contabilidade, prestamos assessoria, consultoria e suporte para assuntos diversos relacionados à área fiscal e tributária das empresas de setores variados. Vem conversar com a gente!
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