Qual profissional não sonha em aumentar sua produtividade no trabalho? Conseguir executar suas tarefas com mais eficiência?

Desse modo, muitas vezes, é preciso entender que o problema não está na sua capacidade de produção e sim a maneira em que lida com suas obrigações diárias. Exemplos como os fatores externos acabam influenciando em sua organização.  

Portanto, pensando nestes fatores, preparamos para você este artigo, com 10 dicas essenciais de organização que te ajudar a ganhar mais produtividade no trabalho. Leia a seguir!

1-Conheça bem as suas tarefas

O primeiro passo para quem quer começar a ganhar mais produtividade no trabalho é conhecer quais são as suas obrigações diárias. 

Sendo assim, você pode montar uma lista de forma manual ou usar ferramentas de gestão que podem te ajudar a organizar as suas tarefas, como por exemplo o Trello. 

Dessa maneira, estipule prazos para os cumprimentos de suas tarefas. Você pode montar quadros com atividades a serem cumpridas diariamente, semanalmente ou até mensalmente e, a partir disso, tente manter o foco. 

2-Defina prioridades 

Acabamos de falar em dividir tarefas e estipular prazos, agora é hora de definir suas prioridades.

Ou seja, por mais que todas as suas atividades precisem ser entregues e todas possam parecer importantes, será preciso entender melhor os seus compromissos. 

Portanto, ao estabelecer prioridades, você acabará assegurando que fará as suas tarefas por ordem de importância e assim terá mais consciências das atividades que demandam mais tempos para serem elaboradas.

Fato acima que acaba evitando que você caia em armadilhas ou atrase a entregas de documentos importantes.

3-Não procrastine 

O sentimento de procrastinação acaba prejudicando a produtividade de um trabalhador e como resultado direto o seu rendimento cai.  O ideal seria estipular horários para a execução de cada atividade. 

Sendo assim,separe as atividades mais complexas e dedique mais tempo durante a semana para sua execução, assim a tarefa se tornará menos cansativa.

Além disso, você também não precisará fazer nada correndo, evitando assim o estresse com eventuais cobranças.

4-Mantenha sua mesa de trabalho organizada

A sua organização faz toda diferença em seu rendimento. Pois, ela permite que você possa localizar com mais agilidade os documentos que precisam ser entregues e as tarefas que ainda faltam ser feitas.

Além disso, a organização pode contribuir para a sua concentração e otimização de seu tempo. Fato que contribui para aumentar a produtividade no trabalho. 

Ou seja, trabalhar em um ambiente bagunçado irá colaborar de forma negativa na execução de seu trabalho, contribuindo para que pequenos erros possam passar ser cometidos, documentos possam ser perdidos e prazos de entregas descumpridos. 

5-Reduza o número de reuniões

Normalmente, os gestores agendam reuniões com seus colaboradores a fim de discutir os assuntos que estão pendentes, correto? Contudo, essas recorrentes reuniões podem estar atrapalhando sua produtividade.

Por mais positivos que sejam estes encontros, muito provavelmente eles acabam durando mais tempo do que o previsto.

Sendo assim, verifique a necessidade de suas reuniões, qual será a sua melhor periodicidade, sendo ideal selecionar um dia por semana, a cada quinze dias ou de forma mensal e assim tratar todos os assuntos e alimentos de uma única vez. 

Isto faz com que você consiga reduzir o número de interrupções diárias em sua rotina e assim aumentar sua produtividade no trabalho. 

6-Elimine o volume de papéis 

Procurar por documentos antigos em arquivos físicos pode ser uma demanda extremamente cansativa.

Dessa forma, uma ótima estratégia que irá contribuir no aumento de sua produtividade no trabalho é fazer o uso de softwares de gestão de documentos ou de gestão contábil que façam o armazenamento de seus dados na nuvem. 

Além disso, irá reduzir o risco de perda de documentos e aumentar a segurança de seus dados. Sem contar na economia de espaço físico e redução de custos com a impressão de documentos e consequentemente auxiliará a manter seu escritório mais organizado. 

7-Silencie o seu celular 

Atualmente, recebemos todo o tipo de mensagens e propagandas de aplicativos em nosso celular. Sem contar nas inúmeras notificações de e-mails, Facebook e Instagram que podem atrapalhar sua concentração e fazer você perder tempo respondendo. 

Portanto, nossa sétima dica é silenciar o seu celular ou cancelar os recebimentos de notificações, contribuindo assim para que todas as suas tarefas sejam realizadas com mais agilidade e mais qualidade.

8-Faça pequenas pausas 

Uma mente cansada irá produzir menos.  Mesmo que sua mesa esteja com pilhas de documentos para revisar e entregar faça pequenas pausas entre uma tarefa e outra, levante, respire, beba água e até mesmo sai um pouco da sala. 

Desse modo, essas pequenas pausas irão te ajudar a renovar suas energias e retomar sua concentração, contribuindo assim que a próxima tarefa seja feita com mais disposição. 

9- Distribua tarefas 

Nunca tente dominar o mundo sozinho. Se você trabalha em equipe, estará rodeado de profissionais capacitados que poderão te ajudar na execução das tarefas, então compartilhe suas atividades, dúvidas e dificuldades. 

Sendo assim, cuidar de tudo sozinho é um grande perigo. Além disso, você poderá estar comprometendo a qualidade na entrega de seus serviços. Tome cuidado ao adotar tal conduta, pois poderá acabar se sentindo sobrecarregado causando assim prejuízos a sua saúde. 

Diante disso, é fundamental trabalhar com uma equipe sólida e que saiba incentivar o trabalho em conjunto. Cada colaborador possui uma experiência que poderá dividir e agregar de forma positiva a empresa e é exatamente por isso que as empresas tendem a estar sempre incentivando a realização de suas tarefas com bonificações e premiações.

10-Tenha em mente que rapidez não é tudo 

Sabemos a importância de realizar as tarefas do dia-a-dia com agilidade e assim conseguir administrar a qualidade de seu tempo. Contudo, é essencial pensar que de nada irá adiantar executar suas tarefas com rapidez se a qualidade for prejudicada.

A sua produtividade no trabalho é o resultado da soma entre a realização de tarefas e os resultados positivos atingidos. Por este motivo, nunca tente fazer suas tarefas correndo, a fim de conseguir fazer mais em menos tempo.

Ao fazer isso, você poderá estar se prejudicando, cometendo erros enormes que podem prejudicar a sua credibilidade dentro da empresa.

Agora chegou a hora de colocar a mão na massa. Com certeza, você conseguirá aplicar todas as nossas dicas em prática e assim conseguirá ser um profissional mais produtivo em seu trabalho. 

Todas as mudanças citadas aqui contribuirão de forma positiva para que sua rotina se torne mais prática e mesmo estressante.

Por isso, não perca mais tempo e comece agora mesmo. Acesse nosso blog e acompanhe todos os nossos conteúdo como Abertura de uma escola: tudo o que você precisa saber.